Retour
XS
SM
MD
LG
XL

Programme de surveillance générale des membres

Le programme de surveillance générale des membres de l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec pour 2021-2022 a été approuvé par le Conseil d’administration le 9 avril 2021.

Introduction

En vertu de l’article 11 du Règlement sur le comité d’inspection professionnelle de l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec, le Conseil d’administration (CA) doit approuver le programme de surveillance générale de l’exercice de la profession déterminé par le comité d’inspection professionnelle (CIP).

Celui-ci a pour objectif de s’assurer de la compétence et du respect des normes de pratique des opticiens d’ordonnances à l’aide des moyens établis par le CIP, comprenant l’analyse du questionnaire d’autoévaluation et les inspections en bureaux.

Analyse de l’exercice 2020-2021

Les 346 questionnaires d’autoévaluation ainsi que les 22 questionnaires de suivi 1 an ayant été envoyés en novembre 2020, il est prématuré de procéder à une analyse de l’exercice précédent puisque les corrections et analyses sont actuellement en cours et seront terminées dans les prochains mois. Le ralentissement imprévu du CIP survenu lors du confinement du printemps 2020 lié à la pandémie de COVID-19 ne nous a malheureusement pas permis d’atteindre les objectifs visés.

Objectifs 2021-2022

  • Mise en place et formation des inspecteurs aux nouvelles méthodes permettant d’effectuer les visites d’inspection à distance par visioconférence.
  • Amélioration des délais de traitement des dossiers, notamment par l’utilisation d’une plateforme infonuagique de partage de fichiers dont les données cryptées sont hébergées au Canada.
  • Optimisation du système informatique pour le rendre plus cohérent avec nos besoins.
  • Numérisation de l’ensemble des dossiers d’inspection des membres.
  • Collaboration accrue avec le bureau du syndic et le CA de l’Ordre.
  • Développement de méthodes connexes pour personnaliser les suivis à effectuer chez les membres qui présentent des lacunes.

Cycle d’inspections

Au cours du cycle 2018-2022, il est prévu que tous les membres soient inspectés une fois via un questionnaire d’autoévaluation et/ou une inspection en bureau.

Il était prévu qu’un cinquième (20%) des membres soient inspectés pour l’exercice 2021-2022. Ainsi, il était prévu d’envoyer 300 nouveaux questionnaires d’autoévaluation, en plus de réaliser les visites d’inspection déjà prévues et d’inspecter les établissements d’enseignement (Cégep Édouard-Montpetit, Cégep Garneau et le Cégep régional de Lanaudière à L’Assomption).[1]

Depuis le 1er avril 2018, ce sont 1 271 membres qui ont été inspectés via un questionnaire d’autoévaluation et/ou via une visite en bureau.

Afin de nous permettre d’effectuer les 118 visites en bureaux qui découlent des dossiers des années antérieures et de nous permettre de reprendre un rythme d’envoi des questionnaires approprié, nous prévoyons envoyer cinquante (50) questionnaires d’autoévaluation cette année. Nous estimons ainsi clore adéquatement les inspections entreprises lors des exercices précédents ainsi que celles à prévoir cette année à la suite de l’envoi de ces questionnaires. Puisque c’est toute l’équipe d’opticiens qui est inspectée lors d’une visite, autant pour la tenue de bureau que la tenue de dossiers et l’application des lois et normes régissant notre profession, les 118 bureaux qui seront inspectés en présentiel ou en visioconférence représentent 376 opticiens ; ce qui portera le nombre de membres inspectés au cours du cycle 2018-2022 à 1 558.

La bonification du processus d’inspection, l’adaptation de celui-ci au mode sans papier et à l’inspection par visioconférence, de même que le recrutement et la formation de nouveaux membres du CIP et de nouveaux inspecteurs ont été réalisés au cours du présent cycle. Chacune de ces actions était nécessaire et aura des effets sur les prochains cycles d’inspection. Même si l’objectif initialement fixé d’avoir inspecté tous les membres via un questionnaire d’autoévaluation et/ou une visite en bureau au terme du cycle 2018-2022 ne sera pas atteint, nous avons maintenant un processus solide et le CIP est mieux outillé pour poursuivre sa mission.

Sélection des membres pour les questionnaires d’autoévaluation

La sélection se fait via une recherche minutieuse par dossier afin de permettre de cibler les membres qui recevront un questionnaire d’autoévaluation. Ce travail a notamment permis d’inclure certains membres qui n’avaient jamais eu l’occasion de recevoir une inspection.

Un questionnaire unique est envoyé à tous les membres, avec toutefois des questions spécifiques pour les propriétaires. Le questionnaire inclut dorénavant des questions en lien avec la prévention des infections.

Les membres n’ayant pas déclaré de lieu d’exercice, étant en congé de maladie ou de maternité ou ne recevant pas de clients en bureau (représentants, enseignants, etc.) ne sont plus absous de la sélection et doivent répondre aux questions se rattachant à leur pratique. Dans certains cas toutefois, un report à l’année suivante est permis après une évaluation de la situation par la secrétaire du CIP.

Les membres qui n’exercent pas la profession et qui n’ont pas déclaré de lieu d’exercice dans le domaine de l’optique sont soumis à une recommandation de complétion d’heures de formation continue. Si cette condition n’est pas respectée, le CIP pourrait, lors d’une future inspection, utiliser son pouvoir de recommander au CA la limitation ou la suspension de leur droit d’exercice.

Les membres nouvellement inscrits au Tableau recevront un questionnaire au cours de leur 2e année d’exercice de la profession.

Les propriétaires des bureaux nouvellement ouverts seront également sélectionnés au cours de leur 2e année d’ouverture.

Sélection des membres pour une visite d’inspection

Parmi les membres ayant répondu au questionnaire d’autoévaluation, des visites d’inspection en bureau ou en visioconférence sont planifiées chez les membres se qualifiant à l’un ou plusieurs de ces critères:

  • Les membres propriétaires n’ayant jamais été inspectés ou l’ayant été il y a plus de cinq ans.
  • Suite à l’analyse du questionnaire d’autoévaluation, les membres classés dans la catégorie: « Ne répond pas aux normes de la profession » sont systématiquement inspectés.
  • Les membres qui ne semblent pas avoir rempli le questionnaire avec sérieux peuvent être inspectés.

Puisque le questionnaire d’autoévaluation est plus complet et que le membre doit fournir des preuves (dossiers-client annoté, justifications d’heures de formation continue, etc.), il est plus aisé de juger et de corroborer les réponses qui sont indiquées dans ledit questionnaire. Ce faisant, il est aussi plus simple de déterminer s’il est justifié de planifier une visite de l’inspecteur ou d’effectuer un suivi.

Les membres qui n’exercent pas la profession de façon temporaire (congé de maladie, maternité) ne seront pas inspectés durant leur congé. Toutefois, si l’analyse de leur questionnaire justifie une inspection en bureau, un suivi sera fait à leur date de retour prévue afin d’y donner suite.

Compte tenu de la situation actuelle en lien avec la pandémie de COVID-19, du nombre restreint d’inspecteurs et de la nécessité d’assurer la protection du public, peu importe leur région, il est devenu nécessaire de développer de nouveaux outils afin de pouvoir réaliser les inspections par visioconférence. Celles-ci pouvant être réalisées sur un appareil portable, tel un téléphone ou une tablette, il est possible pour le membre inspecté de se déplacer dans le bureau et de montrer à l’inspecteur l’élément demandé. Ainsi, il est possible pour l’inspecteur de poser des questions au membre, de recevoir ses réponses et de visiter celui-ci, comme s’il était sur place.

Des questions sur la compréhension des normes de tolérances ISO sont posées aux membres inspectés et l’inspecteur doit faire un retour selon le constat de la maîtrise ou non des normes.

Tel que mentionné, pour l’ensemble de ces situations, toute l’équipe d’opticiens d’ordonnances sera inspectée simultanément afin de maximiser les ressources.


[1] Le mécanisme d’inspection qui sera utilisé par les inspecteurs afin de faire une inspection complète et pertinente des établissements d’enseignement n’a toutefois pas encore été déterminé.