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Programme de surveillance générale des membres

Le programme de surveillance générale des membres de l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec pour 2022-2023 a été approuvé par le Conseil d’administration le 12 avril 2022.

Introduction

En vertu de l’article 11 du Règlement sur le comité d’inspection professionnelle de l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec, le Conseil d’administration (CA) doit approuver le programme de surveillance générale de l’exercice de la profession déterminé par le comité d’inspection professionnelle (CIP).

Celui-ci a pour objectif de s’assurer de la compétence et du respect des normes de pratique des opticiens d’ordonnances à l’aide des moyens établis par le CIP, comprenant l’analyse du questionnaire d’autoévaluation et les inspections en bureaux.

Analyse de l’exercice 2021-2022

En 2021-2022, le secrétariat du CIP a envoyé 60 questionnaires d’autoévaluation qui ont été complétés et reçus. Cependant, le travail du CIP a été entravé par 8 membres qui n’ont pas produit leurs documents dans les délais requis et l’intervention du bureau de la syndique a été nécessaire auprès de 5 de ces membres.

Les inspecteurs ont procédé à l’analyse de 340 questionnaires d’autoévaluation (de 2020-2021 et de 2021‑2022) et ont visité 67 bureaux (en présentiel ou par visioconférence), dont 2 établissements d’enseignement.

Les membres du CIP se sont réunis à 5 reprises et ont procédé à l’évaluation de 301 rapports d’inspection dressés par les inspecteurs à la suite de l’analyse de questionnaires d’autoévaluation et de 55 rapports dressés par les inspecteurs à la suite de visites d’inspection. Les inspections par questionnaire d’autoévaluation ou par visite d’inspection de 34 membres ont été reportées puisque ceux-ci étaient en congé de maladie ou en congé parental lors de la réception de l’avis.

Objectifs 2022-2023

  • Révision du processus d’inspection afin qu’il soit plus fluide.
  • Accélération du traitement des dossiers;
  • Élaboration d’outils à l’attention des membres.
  • Bonification des documents à l’intention des inspecteurs et membres du comité.
  • Optimisation du système informatique pour le rendre plus cohérent avec nos besoins.
  • Numérisation de l’ensemble des dossiers d’inspection des membres.
  • Collaboration accrue avec le bureau du syndic et le CA de l’Ordre.
  • Développement de nouvelles méthodes pour personnaliser les suivis à effectuer chez les membres qui présentent des lacunes.

Prévisions pour l’exercice 2022-2023

Au cours de l’exercice 2022-2023, il est prévu de compléter les visites d’inspection prévues lors de l’exercice précédent, d’envoyer 300 questionnaires d’autoévaluation et d’inspecter le troisième établissement d’enseignement. Le traitement des inspections antérieures sera bien entendu priorisé au cours des premiers mois de l’exercice.

Cycle d’inspections 2018-2023

Au cours du cycle d’inspection de 5 ans qui a débuté le 1er avril 2018 et qui se terminera le 31 mars 2023, il était prévu que tous les membres soient inspectés au moins une fois via un questionnaire d’autoévaluation et/ou une visite d’inspection. Conséquemment, il est prévu qu’un cinquième (20%) des membres soient inspectés lors de chaque exercice.

Au cours de l’exercice 2021-2022, 480 membres ont été inspectés par questionnaire d’autoévaluation et/ou visite d’inspection, portant à 1 716 le nombre de membres inspectés lors du cycle 2018-2023. Selon les prévisions pour l’exercice 2022-2023, l’ensemble des membres auront été inspectés au terme du présent cycle.

Sélection des membres pour le questionnaire d’autoévaluation

La sélection se fait via une recherche minutieuse par dossier afin de permettre de cibler les membres qui recevront un questionnaire d’autoévaluation. Ce travail permet notamment d’inclure certains membres qui n’avaient jamais eu l’occasion de recevoir une inspection.

Un questionnaire unique est envoyé à tous les membres, avec des questions spécifiques pour les propriétaires. Le questionnaire inclut notamment des questions en lien avec la prévention des infections.

Les membres n’ayant pas déclaré de lieu d’exercice, étant en congé de maladie ou de maternité ou ne recevant pas de clients en bureau (représentants, enseignants, etc.) ne sont plus absous de la sélection et doivent répondre aux questions se rattachant à leur pratique. Dans certains cas, un report à l’année suivante est permis après une évaluation de la situation par le CIP.

Les membres qui n’exercent pas la profession et qui n’ont pas déclaré de lieu d’exercice dans le domaine de l’optique sont soumis à une recommandation de complétion d’heures de formation continue. Si cette condition n’est pas respectée, le CIP pourrait, lors d’une future inspection, utiliser son pouvoir de recommander au CA la limitation ou la suspension de leur droit d’exercice.

Les membres nouvellement inscrits au Tableau recevront un questionnaire d’autoévaluation au cours de leur 2e année d’exercice de la profession.

Les propriétaires des bureaux nouvellement ouverts seront également sélectionnés au cours de leur 2e année d’ouverture.

Sélection des membres pour une visite d’inspection

Parmi les membres ayant répondu au questionnaire d’autoévaluation, des visites d’inspection en présentiel ou par visioconférence sont planifiées chez certains membres répondant à l’un ou à plusieurs des critères suivants:

  • Les membres propriétaires n’ayant jamais été inspectés ou l’ayant été il y a plus de cinq ans.
  • Les membres classés dans la catégorie: « Ne répond pas aux normes de la profession » à la suite de l’analyse de leur questionnaire d’autoévaluation.
  • Les membres qui ne semblent pas avoir rempli leur questionnaire d’autoévaluation avec sérieux.

Puisque le questionnaire d’autoévaluation est plus complet et que le membre inspecté doit y joindre des documents (dossiers-client annoté, justifications d’heures de formation continue, etc.), il est plus aisé de juger et de corroborer les réponses fournies par le membre. Ce faisant, il est aussi plus simple de déterminer s’il est justifié de planifier une visite d’inspection ou d’effectuer un suivi par questionnaire. Lors d’une visite d’inspection, en présentiel ou par visioconférence, toute l’équipe d’opticiens d’ordonnances est inspectée simultanément afin de maximiser les ressources.

Les membres pour qui une inspection en bureau est justifiée, mais qui n’exercent pas la profession temporairement au moment prévu pour celle-ci (pour un congé de maladie ou un congé parental), ne seront pas inspectés durant ce congé. Toutefois, un suivi sera assuré auprès de ces membres pour que ces inspections soient planifiées à leur retour.

OODQ, Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec

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